Telefonanlage ersetzen: Cloud-Telefonie für Betriebe im Vergleich

Warum muss die alte Telefonanlage überhaupt ersetzt werden?

Festnetztelefonie läuft heute weitgehend über das Internetprotokoll: Gespräche werden als Datenverkehr über dieselbe Leitung übertragen wie E-Mails und Webseiten. Die Deutsche Telekom hatte nach eigenen Angaben schon im März 2020 rund 25 Millionen Kunden und damit 99 Prozent auf die neue IP-Plattform umgestellt; die restlichen Anschlüsse sollten im Laufe des Jahres folgen. Eine neue Telefonanlage sollte deshalb von vornherein für einen IP-Anschluss geplant werden.

In manchen Betrieben steht trotzdem noch eine ältere ISDN-Anlage, die über einen Adapter oder den Router am IP-Anschluss hängt. Das funktioniert, solange es funktioniert. Die Probleme kommen mit dem Alter: Ersatzteile werden knapp, der Techniker, der die Anlage einmal programmiert hat, ist nicht mehr erreichbar, und jede Änderung an Rufgruppen oder Ansagen wird zum Auftrag. Spätestens bei einem Defekt oder einem Umzug stellt sich die Frage nach dem Ersatz.

Für den Ersatz gibt es drei Varianten. Welche passt, hängt weniger an der Technik als an zwei Fragen: Wer pflegt die Anlage künftig, und wie viel davon soll im eigenen Haus stehen?

Welche Varianten gibt es, eine Telefonanlage zu ersetzen?

Cloud-Telefonanlage

Die Telefonanlage läuft im Rechenzentrum des Anbieters. Im Betrieb stehen nur noch Telefone, die per Netzwerkkabel oder WLAN angebunden sind, dazu kommen Apps für Smartphone und Rechner. Rufgruppen, Ansagen und Weiterleitungen werden im Webportal des Anbieters eingestellt. Anbieter in Deutschland sind zum Beispiel easybell, NFON, Placetel, sipgate und die Telekom. Üblich ist ein Monatspreis je Nutzer oder Nebenstelle; ob Gespräche enthalten sind, hängt am Tarif.

SIP-Trunk mit eigener Anlage

Ein SIP-Trunk ist ein Telefonanschluss über das Internet, der mehrere Rufnummern und gleichzeitige Gespräche an eine eigene Telefonanlage liefert. Die Anlage steht im Betrieb oder läuft als Software auf einem Server — Beispiele sind Anlagen des Herstellers Auerswald oder die Software 3CX. Diese Variante passt, wenn eine vorhandene, IP-fähige Anlage in gutem Zustand weiterlaufen soll, wenn viele Sonderfunktionen wie Türsprechstellen eingebunden sind oder wenn der Betrieb die Anlage bewusst selbst verwalten will. Dafür braucht es jemanden, der sie wartet und aktualisiert.

Telefonie über Microsoft Teams

Wer ohnehin mit Microsoft Teams arbeitet, kann auch darüber telefonieren. Dafür braucht jeder telefonierende Nutzer eine Lizenz für Teams Phone, die zu den Business-Plänen von Microsoft 365 hinzugebucht wird, und eine Anbindung ans öffentliche Telefonnetz. Die gibt es als Anrufplan von Microsoft, über einen Netzbetreiber im Programm Operator Connect oder per Direct Routing über einen Session Border Controller — ein Gerät oder Dienst, das Teams mit einem beliebigen Telefonanbieter verbindet.

Cloud-Telefonanlage, SIP-Trunk oder Teams: Wie unterscheiden sie sich?

Die drei Varianten unterscheiden sich vor allem im Betrieb: wer die Anlage pflegt, was bei einem Ausfall passiert und wie abgerechnet wird. Die Tabelle stellt die Kriterien nebeneinander, auf die es in kleinen Betrieben ankommt:

Preise nennen wir hier bewusst nicht. Sie hängen an Nutzerzahl, Tarif und Vertragslaufzeit und ändern sich. Vergleichen Sie Angebote auf Basis derselben Annahmen — Zahl der Nutzer, Rufnummernblock, Gesprächsvolumen, Endgeräte — und rechnen Sie Einrichtung und Telefone mit ein.

Welche Variante passt zu welchem Betrieb?

In Betrieben ohne eigenen Server und ohne eigene IT-Abteilung ist die Cloud-Telefonanlage meist die naheliegende Wahl: keine Technik im Haus außer Telefonen und Router, Änderungen ohne Termin vor Ort, Apps für alle, die unterwegs sind. Die anderen Varianten haben in bestimmten Fällen ihre Berechtigung:

• Cloud-Telefonanlage: kein eigener Server, mehrere Standorte oder Homeoffice, Mitarbeiter viel unterwegs. In Handwerksbetrieben mit Monteuren zählt vor allem die App auf dem Diensthandy — mehr dazu im Ratgeber IT für Handwerksbetriebe.
• SIP-Trunk mit eigener Anlage: eine vorhandene, IP-fähige Anlage in gutem Zustand, viele Sonderfunktionen, Technik bewusst im eigenen Haus.
• Microsoft Teams: Das Team arbeitet ohnehin täglich in Teams, und die Telefonie soll dort mitlaufen.

Offen gesagt: Wir sind Partner von sipgate und richten Cloud-Telefonie deshalb in der Regel über sipgate ein. Das heißt nicht, dass sipgate für jeden Betrieb die beste Wahl ist. Wenn Sie eine gut laufende Anlage haben, konsequent mit Teams arbeiten oder eine Funktion brauchen, die ein anderer Anbieter besser löst, sagen wir das. Die Kriterien aus der Tabelle gelten für jeden Anbieter gleich, auch für sipgate. Einrichtung und laufende Pflege übernehmen wir im Rahmen der IT-Betreuung.

Wie läuft die Umstellung auf Cloud-Telefonie ab?

1. 01

   Bestandsaufnahme

   Welche Rufnummern gibt es, einschließlich Durchwahlen und Faxnummern? Wer ist Vertragspartner beim bisherigen Anbieter, und wann endet der Vertrag? Welche Rufgruppen, Ansagen und Weiterleitungen sind eingestellt, und welche Geräte hängen an der Anlage — auch Türsprechstelle, Aufzugnotruf oder Alarmanlage?

2. 02

   Portierung beauftragen

   Den Wechsel und die Rufnummernmitnahme leitet nach § 59 TKG der neue Anbieter. Die Nummer wird am vereinbarten Tag, spätestens am folgenden Arbeitstag aktiviert, und der Dienst darf beim Wechsel nicht länger als einen Arbeitstag unterbrochen sein. Achten Sie darauf, dass Anschlussinhaber, Adresse und Rufnummern im Auftrag genau zum alten Vertrag passen; Abweichungen können die Portierung verzögern.

3. 03

   Endgeräte beschaffen und einrichten

   IP-Telefone, Headsets, Apps. Prüfen Sie, ob das Netzwerk trägt: Telefone brauchen Strom über das Netzwerkkabel (PoE) oder ein Netzteil, und im WLAN braucht es gute Abdeckung. Gäste gehören in ein eigenes Netz, wie im Ratgeber zum Gäste-WLAN im Betrieb beschrieben.

4. 04

   Rufgruppen und Warteschleifen einrichten

   Wer nimmt ab, wenn die Zentrale besetzt ist? Was hört ein Anrufer außerhalb der Öffnungszeiten? Legen Sie Rufgruppen, Ansagen, Warteschleifen und Weiterleitungen fest, bevor die Nummern umziehen, und schreiben Sie auf, was wo eingestellt ist.

5. 05

   Testen

   Mit einer vorläufigen Rufnummer des neuen Anbieters: ein- und ausgehende Anrufe, Rufgruppen, Weiterleitung aufs Handy, Fax und die hinterlegte Notrufadresse. Dazu ein Test, was passiert, wenn die Internetleitung weg ist.

6. 06

   Umschaltung

   Am Portierungstag schaltet der alte Anbieter die Nummern ab und der neue auf. Legen Sie den Tag außerhalb der Hauptgeschäftszeit und halten Sie die alte Anlage bis zur erfolgreichen Umschaltung betriebsbereit. Die Bundesnetzagentur rät, möglichst den neuen Anbieter mit der Kündigung des alten Vertrags zu beauftragen, statt selbst zu kündigen.

Was passiert bei einem Ausfall der Internetleitung?

Bei allen drei Varianten gilt: Ohne Internetleitung gibt es im Büro kein Festnetz. Der Unterschied liegt darin, ob Anrufe trotzdem ankommen. Eine Cloud-Telefonanlage läuft im Rechenzentrum weiter; je nach Anbieter und Einstellung landen Anrufer in einer Ansage, auf der Mailbox oder auf Mobiltelefonen. Mitarbeiter mit der App auf dem Smartphone telefonieren über Mobilfunk weiter. Eine eigene Anlage im Haus ist zusammen mit der Leitung nicht erreichbar; eine Umleitung muss vorher beim SIP-Trunk-Anbieter eingerichtet sein.

Wie viel Absicherung sinnvoll ist, hängt am Betrieb. Für ein Büro, das vor allem Anrufe annimmt, reicht oft eine vorbereitete Umleitung aufs Handy. Wer ohne Telefon und Internet gar nicht arbeiten kann, sollte über einen zweiten Zugang nachdenken, etwa einen Mobilfunk-Router als Ersatzleitung. Ob Telefonanlage, Dateien und Anwendungen im Haus oder beim Anbieter besser aufgehoben sind, ist dieselbe Abwägung wie beim Server — sie steht im Ratgeber Server im Büro oder Cloud?.