IT für Handwerksbetriebe: Was ein Betrieb mit 10 Mitarbeitern wirklich braucht

Was braucht ein Handwerksbetrieb mit zehn Mitarbeitern an IT?

Nehmen wir einen Betrieb mit zehn Mitarbeitern: ein Büro mit zwei oder drei Arbeitsplätzen, eine Werkstatt oder Halle und Monteure, die den größten Teil des Tages bei Kunden sind. Die IT muss dort funktionieren, wo gearbeitet wird — im Büro für Angebote, Rechnungen und Buchhaltung, auf der Baustelle für Aufträge, Fotos und Arbeitszeiten, und dazwischen am Telefon.

Nicht alles ist gleich dringend. Einiges ist gesetzlich vorgegeben oder schützt vor dem Stillstand, anderes erleichtert die Arbeit, und manches kann warten. Die Tabelle ordnet das ein:

Welche Handwerkersoftware passt zu einem kleinen Betrieb?

Die Branchensoftware ist das Herzstück: Angebote, Aufträge, Aufmaß, Rechnungen, oft auch Nachkalkulation und Zeiterfassung. Es gibt klassische Programme zur Installation im Büro und Cloud-Lösungen, die im Browser und per App laufen. Bekannte Namen sind etwa pds, TAIFUN, Streit V.1, Label, HERO oder plancraft. Eine Empfehlung für ein bestimmtes Produkt geben wir bewusst nicht: Die richtige Wahl hängt am Gewerk, an Ihren Abläufen und daran, wie die Daten zum Steuerbüro kommen. Worauf Sie bei der Auswahl achten:

• E-Rechnung: Die Software erstellt E-Rechnungen in gängigen Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD und zeigt eingehende E-Rechnungen lesbar an.
• Mobile Nutzung: Monteure erfassen Aufträge, Fotos, Material und Arbeitszeiten per App — auch dort, wo auf der Baustelle kein Netz ist.
• Schnittstelle zum Steuerbüro: Buchungsdaten gehen ohne Abtippen an die Buchhaltung, häufig über eine DATEV-Schnittstelle. Was dabei geht und was nicht, steht im Ratgeber DATEV-Schnittstelle anbinden.
• Gewerk: SHK, Elektro, Tischlerei und Bau haben unterschiedliche Anforderungen an Aufmaß, Kalkulation und Artikeldaten.
• Daten und Ausstieg: Wo liegen die Daten, und lassen sie sich bei einem Wechsel vollständig exportieren?

Testen Sie zwei oder drei Programme mit echten Aufträgen aus Ihrem Alltag, nicht nur mit der Vorführung des Verkäufers. Unterstützung gibt es auch in der Region: Die Handwerkskammer Oldenburg berät Betriebe herstellerunabhängig zur Digitalisierung und bietet dazu Workshops an. Ob sich Software oder Beratung fördern lassen, fasst der Ratgeber zu Fördermitteln für Digitalisierung in Niedersachsen zusammen.

Was müssen Handwerksbetriebe bei der E-Rechnung beachten?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung bei Leistungen zwischen inländischen Unternehmen der gesetzliche Regelfall (§ 14 UStG). Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen, für das Empfangen nicht: Jeder Betrieb muss seit 2025 die technischen Voraussetzungen haben, E-Rechnungen anzunehmen; beim Empfang per E-Mail braucht es laut Bundesfinanzministerium kein eigenes Postfach dafür.

Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro; sie dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auch auf Papier (§ 33 UStDV). Rechnungen an Privatkunden betrifft die Pflicht nicht.

Für das Büro heißt das: Eingehende E-Rechnungen müssen lesbar gemacht, geprüft und aufbewahrt werden, und zwar die XML-Datei, nicht nur ein Ausdruck. Wie die Aufbewahrung technisch läuft, beschreibt der Ratgeber zur E-Mail-Archivierung nach GoBD.

Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob Ihr Betrieb unter die Umsatzgrenze fällt und wie Sie die Rechnungsstellung umstellen, klärt Ihre Steuerberatung; arbeitsrechtliche Fragen zur Zeiterfassung beantwortet ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Müssen Handwerksbetriebe die Arbeitszeit elektronisch erfassen?

Arbeitgeber sind verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Das hat das Bundesarbeitsgericht mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden und aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz abgeleitet. Eine bestimmte Form schreibt der Beschluss nicht vor. Nach Auskunft des Bundesarbeitsministeriums gibt es derzeit keine Formvorschrift; die Aufzeichnung kann auch handschriftlich erfolgen.

Die Bundesregierung hat sich im Koalitionsvertrag darauf verständigt, die Erfassung als elektronische Pflicht im Arbeitszeitgesetz zu regeln. Beschlossen ist das nicht: Das Arbeitszeitgesetz enthält eine solche Pflicht bisher nicht (Stand: September 2026). Welche Übergangsfristen und Ausnahmen für kleine Betriebe am Ende gelten, steht damit noch nicht fest.

Unabhängig vom Gesetz spricht im Handwerk viel für eine App: Monteure erfassen Arbeitszeit, Auftrag und Fahrzeit direkt auf dem Smartphone, im Büro tippt niemand Stundenzettel ab, und die Zeiten fließen in die Nachkalkulation. Manche Branchenprogramme bringen eine solche App mit, eigenständige Zeiterfassungs-Apps gibt es ebenfalls.

Smartphones und Tablets für Monteure

• Diensthandy statt Privatgerät: Kundendaten und Baustellenfotos gehören auf ein Gerät, das dem Betrieb gehört und bei einem Ausscheiden zurückgegeben wird.
• Geräteverwaltung: Eine MDM-Software (Mobile Device Management) richtet Apps zentral ein, erzwingt eine Bildschirmsperre und löscht ein verlorenes Gerät aus der Ferne.
• Robust statt neu: Auf der Baustelle zählen Schutzhülle, Sturzfestigkeit und Akkulaufzeit mehr als die neueste Kamera.
• Offline-Fähigkeit: Die App arbeitet ohne Netz weiter und gleicht später ab — im Keller oder im Rohbau gibt es oft keinen Empfang.

Wie neue Mitarbeiter ein Gerät bekommen und ausscheidende es sauber zurückgeben, beschreibt die IT-Checkliste für neue und ausscheidende Mitarbeiter.

Wie sichert ein kleiner Betrieb Daten und E-Mail ab?

Die Datensicherung wird im Alltag leicht vergessen und fehlt im Ernstfall am schmerzhaftesten. Ein Festplattendefekt, ein gestohlenes Notebook oder ein Verschlüsselungstrojaner, und Angebote, Aufträge und Buchhaltung sind weg. Bewährt hat sich die 3-2-1-Regel: drei Kopien der Daten, auf zwei verschiedenen Medien, eine davon außer Haus. Entscheidend ist der Test — eine Sicherung zählt erst, wenn sie einmal erfolgreich zurückgespielt wurde. Wie ein solches Konzept aussieht, steht im Ratgeber Backup-Konzept nach 3-2-1.

Auch Cloud-Software nimmt Ihnen diese Frage nicht ganz ab: Klären Sie, wie der Anbieter sichert und ob Sie Ihre Daten selbst exportieren können.

Für E-Mail, Kalender und Dateien kommt in vielen Betrieben Microsoft 365 zum Einsatz. Welcher Plan reicht, hängt davon ab, ob die Office-Programme auf den Rechnern laufen sollen und wie viel Geräteverwaltung gebraucht wird; der Ratgeber Microsoft 365 Business Basic, Standard oder Premium vergleicht die Pläne. Wichtiger als der Plan ist die Absicherung: ein zweiter Faktor bei der Anmeldung für jedes Konto, keine gemeinsam genutzten Passwörter und ein Passwortmanager statt Zettel am Bildschirm.

Welche Telefonie und welches WLAN braucht ein Handwerksbetrieb?

Im Handwerk entscheidet die Erreichbarkeit mit über Aufträge. Eine Cloud-Telefonanlage mit App verbindet Büro und Monteure: Anrufe gehen erst ans Büro, dann an eine Rufgruppe, außerhalb der Öffnungszeiten an den Notdienst — ohne dass jemand eine Anlage im Keller pflegen muss. Die Varianten und die Umstellung beschreibt der Ratgeber Cloud-Telefonie für Betriebe.

WLAN in Werkstatt und Halle ist schwieriger als im Büro. Metallregale, Maschinen und große Entfernungen schwächen das Funksignal; ein einzelner Router im Büro reicht dort selten. Besser sind mehrere Zugangspunkte (Access Points), die per Netzwerkkabel angebunden sind und ein gemeinsames Netz aufspannen. In staubigen oder feuchten Bereichen braucht es Geräte mit passender Schutzart. Brauchen Kunden oder Subunternehmer Internet, gehört das in ein eigenes Gäste-WLAN, getrennt vom Firmennetz — warum, erklärt der Ratgeber zum Gäste-WLAN im Betrieb.

Die ehrliche Frage vorab: Wird in der Halle überhaupt mit Tablets oder vernetzten Maschinen gearbeitet? Wenn nicht, kann das WLAN dort warten.

Welche Sicherheitsgrundlagen gelten — und was kann man sich sparen?

• Updates: Betriebssysteme, Programme und Router werden regelmäßig aktualisiert. Für Rechner, die noch mit Windows 10 laufen, braucht es einen Plan; den beschreibt der Ratgeber zum Windows-10-Supportende.
• Zweiter Faktor: für E-Mail, Microsoft 365, Online-Banking und die Branchensoftware.
• Eigene Konten: Jeder Mitarbeiter hat ein eigenes Benutzerkonto; niemand arbeitet im Alltag mit Administratorrechten.
• Schutzprogramme eingeschaltet: Virenschutz und Firewall aktueller Windows-Versionen sind eine Grundlage — vorausgesetzt, sie sind aktiv und jemand sieht die Warnungen.
• Notfallzettel: eine Seite Papier mit den Antworten auf drei Fragen: Wen rufen wir bei einem IT-Ausfall an, wo liegen die Zugangsdaten, und wie arbeiten wir weiter?

Was sich ein Betrieb dieser Größe sparen kann

• Eigener Serverraum: Solange keine Software einen lokalen Server verlangt, laufen Branchensoftware, E-Mail und Dateiablage auch in der Cloud.
• Profi-Netzwerk ohne Anlass: Teure Netzwerktechnik für die Halle lohnt sich erst, wenn dort jemand damit arbeitet.
• Drei Apps für dieselbe Aufgabe: Besser eine Branchensoftware, die Angebot, Auftrag, Zeit und Rechnung abdeckt, als mehrere Insellösungen.
• Eigene Software zu Beginn: Solange eine Standardlösung Ihre Abläufe abbildet, ist sie günstiger. Eine Eigenentwicklung lohnt sich erst, wenn ein Ablauf wirklich nicht passt.

Viele Handwerksbetriebe haben niemanden, der sich hauptberuflich um die Technik kümmert. Eine IT-Betreuung übernimmt Updates, Datensicherung, Konten und Geräte zu einem festen Monatsbetrag. Ehrlich gesagt lohnt sich ein Wartungsvertrag erst ab etwa fünf Arbeitsplätzen; darunter ist Hilfe nach Aufwand meist günstiger.