DATEV-Schnittstelle anbinden: Was geht und was nicht

Was ist eine DATEV-Schnittstelle, und welche Wege gibt es?

Viele Steuerberatungskanzleien führen die Buchhaltung ihrer Mandanten in DATEV. „DATEV-Schnittstelle“ ist dabei ein Sammelbegriff. Gemeint ist fast immer: Daten aus Ihrer Software — Rechnungen, Belege, Zahlungen, Stunden — sollen ohne Abtippen bei der Steuerberatung ankommen. Dafür gibt es drei Wege, die sich in Aufwand und Voraussetzungen deutlich unterscheiden.

Die Reihenfolge der Tabelle ist zugleich eine Empfehlung. Beginnen Sie mit der Frage, ob der einfachste Weg reicht. Erst wenn Menge oder Takt der Daten es verlangen, lohnt sich der nächste.

Wie funktioniert der Export im DATEV-Format?

Das DATEV-Format ist ein von DATEV festgelegtes Dateiformat, mit dem sich Buchungen und Stammdaten aus anderen Programmen in die DATEV-Rechnungswesen-Programme übernehmen lassen. Welche Angaben eine solche Datei enthalten muss und in welchem Aufbau, legt DATEV fest; Ihre Software muss diese Vorgaben genau einhalten.

Für Betriebe sind vor allem zwei Dateiarten wichtig: der Buchungsstapel mit den Buchungen eines Zeitraums, etwa eines Monats, und die Stammdaten, zum Beispiel Kunden und Lieferanten als Debitoren und Kreditoren. Die Formatbeschreibung stellt DATEV im DATEV Developer Portal bereit, dem zentralen Einstieg zu allen DATEV-Schnittstellen.

Der Vorteil dieses Wegs: Er braucht keine Online-Verbindung zu DATEV und lässt sich in fast jede Software einbauen. Der Nachteil: Jemand muss die Datei erzeugen und übergeben, die Kanzlei muss sie importieren, und Fehler fallen oft erst beim Import auf. Für Betriebe mit überschaubarer Belegmenge ist das trotzdem häufig der vernünftigste Weg. Wer heute Rechnungslisten aus einer Tabelle an die Kanzlei schickt, kommt mit einem sauberen Export schon weit; warum gewachsene Tabellen an Grenzen stoßen, steht im Ratgeber Excel als Firmensoftware.

Was leisten DATEV Unternehmen online und die DATEV-Datenservices?

DATEV Unternehmen online ist nach der Beschreibung von DATEV das Programm zum Austausch von Belegen, Daten und Dokumenten zwischen Unternehmen und steuerlichem Berater. Die Anmeldung läuft über SmartCard, mIDentity-Stick oder SmartLogin. Belege kommen auf mehreren Wegen hinein, ohne dass jemand programmieren muss:

• DATEV Upload mobil: Belege mit dem Smartphone digitalisieren und übertragen.
• DATEV Upload online: gescannte oder digitale Belege im Browser nach DATEV Unternehmen online hochladen.
• DATEV Upload Mail: Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach an DATEV Unternehmen online weiterleiten.

Für den automatischen Weg aus einer Software heraus gibt es die DATEV-Datenservices. Die wichtigsten für Buchhaltung und Lohn:

• Buchungsdatenservice: überträgt Buchungs- und Stammdaten sowie Belegbilder über die DATEV-Cloud. Die Kanzlei ruft sie als komplette Buchungssätze in ihrem Rechnungswesen-Programm ab; die Belegbilder liegen verknüpft in Belege online.
• Rechnungsdatenservice 1.0: überträgt strukturierte Belegdaten mit den zugehörigen Belegbildern nach DATEV Unternehmen online. Dort entstehen Belegsätze, aus denen Buchungsvorschläge für die DATEV-Rechnungswesen-Programme werden.
• Belegbilderservice Rechnungswesen: überträgt digitale Belege aus der Lösung eines DATEV-Marktplatz-Partners nach DATEV Belege online.
• Lohnimportdatenservice und Lohnaustauschdatenservice: übergeben Stamm- und Bewegungsdaten aus Programmen anderer Anbieter, etwa aus Zeiterfassung oder Personalsoftware, an die DATEV-Lohnprogramme der Kanzlei.

Für den Buchungsdatenservice etwa muss in DATEV Unternehmen online ein Bestand angelegt und mit Zugriffsrechten eingerichtet sein. Für alle Datenservices gilt: Die Software auf der anderen Seite muss die Schnittstellenvorgaben von DATEV erfüllen. DATEV unterscheidet dabei zwischen Marktplatz-Partnern und Schnittstellen-Anbietern ohne Partnerstatus; für die Prüfung und Freigabe der Schnittstellen gelten nach Angaben von DATEV in beiden Fällen die DATEV-Schnittstellenvorgaben.

Was geht mit einer DATEV-Schnittstelle nicht?

Einige Erwartungen an eine DATEV-Schnittstelle lassen sich so nicht umsetzen. Die wichtigsten Grenzen:

• Kein direkter Schreibzugriff: Ihre Software schreibt nicht in die Buchhaltung der Kanzlei. Sie stellt Daten bereit, als Datei oder über die DATEV-Cloud, und die Kanzlei übernimmt sie in ihr Rechnungswesen-Programm.
• Nichts ohne die Steuerberatung: Die Kanzlei legt Kontenrahmen und Buchungslogik fest, importiert die Dateien oder richtet die Datenservices mit ein. Unterstützt sie einen Weg nicht, hilft die beste Schnittstelle nichts.
• Keine Anbindung ohne DATEV-Vorgaben: Die Online-Datenservices werden nach den Schnittstellenvorgaben von DATEV umgesetzt, und nach denselben Vorgaben prüft DATEV die Schnittstelle und gibt sie frei. Beratungsleistungen sind nach den FAQ von DATEV für Software-Hersteller ohne Partnerschaft kostenpflichtig.
• Kein Partnerstatus für ein Einzelprojekt: Voraussetzung für eine Bewerbung als DATEV-Marktplatz-Partner ist ein umgesetzter DATEV-Datenservice, den mindestens 25 Kunden nutzen; im weiteren Verfahren verlangt DATEV unter anderem drei Referenzkunden (Stand: September 2026). Auch dann prüft DATEV die Bewerbung und entscheidet selbst über eine Partnerschaft. Für eine Software, die ein Betrieb für sich allein entwickeln lässt, ist das kein realistisches Ziel.
• Keine Buchhaltung aus der Schnittstelle: Die Schnittstelle transportiert Daten. Ob eine Buchung steuerlich richtig ist, entscheidet die Buchhaltung, nicht der Export.

Für Sie als Betrieb haben diese Grenzen auch eine gute Seite: Jede Buchung, die in DATEV landet, ist durch die Hände der Kanzlei gegangen. Die Verantwortung für die Buchführung bleibt dort, wo die Fachkenntnis liegt.

Welche Anbindungen sind in Betrieben typisch?

Für Ausgangsrechnungen kommt die elektronische Rechnung hinzu. Nach der Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG dürfen Rechnungen über Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 noch bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das bis zum 31. Dezember 2027 nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat; unabhängig vom Umsatz bleibt 2027 außerdem der elektronische Datenaustausch im EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers zulässig (Stand: September 2026). Wer jetzt eine Software für Rechnungen bauen lässt, sollte das strukturierte Rechnungsformat deshalb von Anfang an einplanen. Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung; welche Pflichten für Ihren Betrieb gelten, klärt Ihre Kanzlei.

Eingangsrechnungen sind Buchungsbelege und nach § 147 AO acht Jahre aufzubewahren. Wie das bei Rechnungen per E-Mail technisch aussieht, beschreibt der Ratgeber E-Mail-Archivierung nach GoBD.

Wie gehen Sie bei der Anbindung vor?

1. 01

   Mit der Steuerberatung sprechen

   Klären Sie, welcher Kontenrahmen für Ihren Betrieb geführt wird, etwa einer der DATEV-Standardkontenrahmen SKR 03 oder SKR 04. Klären Sie außerdem, welche Buchungsschlüssel verwendet werden — Kennziffern, mit denen DATEV unter anderem die Umsatzsteuer einer Buchung steuert — und auf welchem Weg die Kanzlei Daten annehmen möchte.

2. 02

   Datenfluss festlegen

   Welche Daten gehen in welchem Rhythmus in welche Richtung, und wer korrigiert Fehler, Ihre Software oder die Kanzlei? Korrekturen sollten immer an derselben Stelle passieren.

3. 03

   Konten zuordnen

   Jede Leistung, jeder Steuersatz und jede Zahlungsart bekommt in Ihrer Software ein Konto aus dem Kontenrahmen der Kanzlei. Diese Zuordnungstabelle stimmt die Kanzlei ab, nicht der Entwickler.

4. 04

   Probeexport mit echten Fällen

   Ein Monat mit realen Vorgängen, einschließlich Gutschrift, Storno und Sonderfällen, wird exportiert und von der Kanzlei probeweise übernommen.

5. 05

   Abgleichen

   Summen, Umsatzsteuer und offene Posten werden zwischen Ihrer Software und der Buchhaltung verglichen. Abweichungen werden geklärt, bevor der Regelbetrieb beginnt.

6. 06

   Regelbetrieb vereinbaren

   Termin, Verantwortliche und Vorgehen bei Fehlern werden aufgeschrieben. Ändert die Kanzlei später etwas am Kontenrahmen, muss die Zuordnung in Ihrer Software nachgezogen werden.

Wenn Sie ein Altsystem ersetzen, das bisher die Daten an die Kanzlei geliefert hat, gehört die Umstellung der Übergabe in den Umstellungsplan. Wie Sie dabei ohne Unterbrechung vorgehen, steht im Ratgeber Legacy-Software ablösen.

Welcher Weg reicht für Ihren Betrieb?

Die ehrliche Antwort lautet meist: der einfachste, der funktioniert.

• Wenige Belege, keine eigene Rechnungssoftware: Upload nach DATEV Unternehmen online. Keine Programmierung, sofort nutzbar.
• Eigene Software schreibt die Rechnungen: Export im DATEV-Format, abgestimmt mit der Kanzlei. Überschaubarer Aufwand, unabhängig von einer Partnerschaft mit DATEV.
• Hohe Belegmenge, täglicher Takt: Eine Standardsoftware eines DATEV-Marktplatz-Partners mit geprüfter Anbindung ist hier oft wirtschaftlicher als eine eigene Umsetzung der Datenservices.

Eine eigene Anwendung lohnt sich, wenn Ihr Ablauf so speziell ist, dass keine Standardsoftware ihn abbildet. Die DATEV-Anbindung ist dann ein Baustein davon, nicht der Grund für das Projekt. Wann sich eine Eigenentwicklung lohnt und wann nicht, beschreibt die Seite zur Individualsoftware.