Excel als Firmensoftware: Ab wann es gefährlich wird

Woran erkennen Sie, dass Excel an seine Grenzen kommt?

Die meisten Excel-Lösungen in Betrieben sind nicht geplant, sie sind gewachsen: Aus einer Liste wurde eine Kalkulation, dann kam ein zweites Blatt dazu, dann ein Makro. Irgendwann hängt ein Teil des Betriebs an einer Datei. Diese acht Warnsignale zeigen, dass die Datei eine Aufgabe übernommen hat, für die sie nicht gebaut ist:

• Mehrere bearbeiten gleichzeitig: Die Datei liegt auf dem Netzlaufwerk, und wer sie zuerst öffnet, blockiert die anderen. Oder es entstehen Kopien, die später niemand mehr zusammenführt.
• Versionen per E-Mail: Im Umlauf sind Dateien wie „Liste_final_neu_v3.xlsx“, und niemand weiß sicher, welche gilt.
• Makros, die nur eine Person versteht: Die Automatik funktioniert, bis diese Person im Urlaub ist, krank wird oder den Betrieb verlässt.
• Manuelles Übertragen: Zahlen werden aus einer Datei in die nächste kopiert oder in ein anderes Programm abgetippt. Jeder dieser Schritte ist eine Fehlerquelle.
• Keine Nachvollziehbarkeit: Niemand kann sagen, wer einen Wert wann geändert hat und warum.
• Personenbezogene Daten ohne Zugriffsschutz: Gehälter, Krankheitstage oder Kundendaten stehen in einer Datei, die alle im Netzwerk öffnen können.
• Geld und Fristen hängen an Formeln: Angebote, Löhne oder Prüftermine werden in der Datei berechnet, und niemand prüft die Formeln gegen.
• Die Datei wird langsam: Öffnen und Neuberechnen dauern spürbar. In der 32-Bit-Version von Excel ist der Arbeitsspeicher laut Microsoft auf 2 GB virtuellen Adressraum begrenzt.

Ein einzelnes Warnsignal ist kein Grund, alles umzubauen. Mehrere zusammen sind es, besonders wenn Geld, Fristen oder personenbezogene Daten betroffen sind.

Wann ist Excel völlig in Ordnung?

Excel ist ein hervorragendes Werkzeug, und es wäre unehrlich, das zu verschweigen. Für viele Aufgaben gibt es nichts Besseres:

• Kalkulationen und Planungen, die eine Person erstellt und verantwortet
• Auswertungen von Daten, die aus einem anderen System exportiert werden
• Listen, die selten geändert und von wenigen Personen genutzt werden
• Einmalige Berechnungen, Szenarien und Vergleiche
• Erste Entwürfe, um einen neuen Ablauf auszuprobieren, bevor jemand Software dafür baut

Wer eine gut gebaute Kalkulation durch eine Datenbank ersetzt, gewinnt nichts außer Kosten. Auch für ein einzelnes Formular oder eine einfache Liste braucht es keine eigene Software; dafür genügt ein fertiges Werkzeug. Excel wird erst dann zum Problem, wenn eine Datei die Aufgabe einer Datenbank übernimmt: gemeinsame Daten, mehrere Bearbeiter, dauerhafte Nutzung.

Was kann ein Tabellenfehler anrichten?

Ein gut dokumentierter Fall stammt aus dem Untersuchungsbericht, den JPMorgan Chase im Januar 2013 zu den Verlusten seiner Abteilung Chief Investment Office im Jahr 2012 vorgelegt hat. Laut Bericht lief ein Modell zur Risikomessung über eine Reihe von Excel-Tabellen, die von Hand gefüllt wurden, indem Daten von einer Tabelle in die nächste kopiert wurden. Der Bericht führt das ausdrücklich als betriebliches Problem auf.

Später fiel ein Rechenfehler auf: Eine Tabelle teilte durch die Summe zweier Werte statt durch ihren Durchschnitt, wie es der Ersteller beabsichtigt hatte. Nach Einschätzung des Berichts hat das die gemessene Schwankung wahrscheinlich halbiert und das ausgewiesene Risiko gesenkt. Um wie viel genau, lässt der Bericht offen.

Die Größenordnung einer Großbank ist für einen mittelständischen Betrieb unerheblich, das Muster nicht: Daten, die von Hand zwischen Tabellen wandern, und Formeln, die niemand gegenprüft, sind typische Warnsignale einer überforderten Excel-Lösung. Im Betrieb zeigen sie sich als falsch kalkuliertes Angebot, als übersehener Prüftermin oder als Abrechnung mit einem veralteten Satz.

Wie machen Sie eine Excel-Lösung sicherer, ohne sie abzulösen?

Bevor Sie über neue Software nachdenken, lohnt sich ein Aufräumen. Diese Maßnahmen kosten wenig und beheben einen Teil der Warnsignale:

• Als Tabelle formatieren: Daten, die als Excel-Tabelle formatiert sind, lassen sich zuverlässiger filtern und auswerten, und Formeln beziehen sich auf benannte Spalten statt auf feste Zellbereiche.
• Datenüberprüfung nutzen: Mit der Datenüberprüfung schränken Sie ein, welche Werte in eine Zelle eingegeben werden dürfen, etwa über eine Auswahlliste, einen Zahlenbereich oder ein Datum.
• Eingabe, Berechnung und Auswertung trennen: Ein Blatt für Eingaben, eines für Berechnungen, eines für Auswertungen. Wer Daten erfasst, berührt keine Formeln.
• In SharePoint oder OneDrive ablegen: Liegt die Datei in OneDrive, OneDrive for Business oder einer SharePoint-Online-Bibliothek, können mehrere Personen gleichzeitig darin arbeiten, und frühere Stände lassen sich über den Versionsverlauf zurückholen. Voraussetzung sind ein aktuelles Dateiformat wie .xlsx und Excel für Microsoft 365, Excel im Browser oder die mobile App.
• Makros beschreiben: Was jedes Makro tut, gehört in wenigen Sätzen direkt in die Datei, damit auch eine Vertretung damit arbeiten kann.
• Verantwortung festlegen: Eine Person ist für die Datei zuständig, eine zweite kennt sie gut genug, um sie zu vertreten.

Führen Sie steuerlich relevante Aufzeichnungen in Excel, etwa ein Kassenbuch, gelten dafür die GoBD, die Grundsätze des Bundesfinanzministeriums zu Büchern und Aufzeichnungen in elektronischer Form. Ob eine Excel-Datei dafür ausreicht, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung; dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Was die GoBD bei der Archivierung technisch verlangen, beschreibt der Ratgeber E-Mail-Archivierung nach GoBD.

Welche Alternativen zu Excel gibt es?

Wenn Aufräumen nicht reicht, gibt es vier Wege. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wie viel von Ihrem Ablauf fertig gekauft und wie viel eigens gebaut wird:

Access ist ein naheliegender nächster Schritt, hat aber eigene Grenzen: Wann eine Access-Datenbank selbst abgelöst werden sollte, beschreibt der Ratgeber Access-Datenbank ablösen. Ob ein fertiges Produkt oder eine eigene Anwendung besser passt, klärt die Entscheidungshilfe zu Individual- und Standardsoftware. Was eine eigene Anwendung leisten kann, steht auf der Seite zur Individualsoftware.

Ist Ihre Excel-Lösung noch tragfähig? Der Selbsttest

Beantworten Sie die Fragen für die wichtigste Datei in Ihrem Betrieb. Jedes Ja ist ein Warnsignal:

• Arbeiten mehrere Personen regelmäßig in derselben Datei?
• Gibt es von der Datei mehrere Fassungen, etwa in E-Mails oder auf einzelnen Rechnern?
• Übertragen Sie regelmäßig Daten von Hand aus dieser Datei in eine andere oder in ein anderes Programm?
• Enthält die Datei Makros, die nur eine Person ändern kann?
• Hängen an der Datei Geld, Fristen oder Zusagen an Kunden?
• Stehen personenbezogene Daten darin, etwa zu Mitarbeitern oder Kunden?
• Könnte niemand sagen, wer einen bestimmten Wert zuletzt geändert hat?
• Dauert das Öffnen oder Neuberechnen spürbar lange?
• Wäre die Datei kaum benutzbar, wenn die zuständige Person ausfällt?
• Käme der Betrieb ins Stocken, wenn die Datei morgen beschädigt wäre?

Als Faustregel: Ein oder zwei Ja lassen sich meist mit den Maßnahmen zum Absichern beheben. Bei mehr Ja, und besonders wenn Geld, Fristen oder personenbezogene Daten betroffen sind, lohnt der Blick auf eine der Alternativen. Der erste Schritt ist dann, aufzuschreiben, was die Datei heute leistet — das ist der Kern eines Lastenhefts. Wie man eines schreibt, steht im Ratgeber Lastenheft für Software.