Individualsoftware oder Standardsoftware? Eine Entscheidungshilfe

Wann ist Standardsoftware die richtige Wahl?

Die ehrliche Antwort zuerst: In vielen Fällen ist Standardsoftware die bessere Wahl. Buchhaltung, Lohnabrechnung, Warenwirtschaft, Kundenverwaltung, Zeiterfassung — diese Abläufe ähneln sich von Betrieb zu Betrieb, weil Gesetze oder Branchengewohnheiten sie vorgeben. Für sie gibt es erprobte Produkte, deren Entwicklungskosten sich auf viele Kunden verteilen.

• Sofort verfügbar: Das Produkt existiert bereits. Sie können es vor dem Kauf ausprobieren und mit Betrieben sprechen, die es nutzen.
• Vom Hersteller gepflegt: Sicherheitskorrekturen und Anpassungen an neue Vorschriften sind mit Lizenz oder Wartungsvertrag abgedeckt.
• Geteilte Weiterentwicklung: Verbesserungen, die andere Kunden anstoßen, bekommen Sie mit.
• Planbare Ausgaben: Lizenz oder Abonnement sind bekannt, bevor Sie unterschreiben.

Wir sagen das so deutlich, obwohl wir selbst Individualsoftware entwickeln: Eine schlecht begründete Eigenentwicklung ist teurer als jede Lizenz, und zwar dauerhaft. Sie zahlen nicht nur die Entwicklung, sondern jede spätere Änderung allein.

Wann lohnt sich Individualsoftware?

Individualsoftware ist eine Anwendung, die auf einen bestimmten Ablauf zugeschnitten wird, statt den Ablauf an ein fertiges Produkt anzupassen. Sie lohnt sich in wenigen, aber klar erkennbaren Fällen:

• Der Ablauf ist Ihr Wettbewerbsvorteil: Wenn Sie etwas schneller, genauer oder anders machen als Ihre Mitbewerber, sollte die Software diesen Unterschied stützen, statt ihn einzuebnen.
• Kein Produkt deckt die Fachlogik ab: Manche Berechnungen, Prüfregeln oder Abläufe sind so speziell, dass kein Anbieter sie im Standard abbildet.
• Die Anpassungen würden das Produkt verbiegen: Passt eine Standardsoftware nur mit umfangreicher Sonderprogrammierung, wird jedes Update zum Risiko.
• Daten werden von Hand übertragen: Zwei Systeme reden nicht miteinander, also tippt jemand ab, jeden Tag.
• Eine Excel- oder Access-Lösung trägt nicht mehr: Sie ist über Jahre gewachsen, und nur eine Person versteht sie. Woran Sie das erkennen, beschreibt der Ratgeber Excel als Firmensoftware.

Ebenso klar sind die Fälle, in denen eine Eigenentwicklung scheitert: wenn im Betrieb niemand Zeit hat, die fachlichen Anforderungen zu klären, oder wenn die Anwendung vor allem beeindrucken soll, statt einen konkreten Ablauf zu verbessern. Wie ein Projekt abläuft, wenn die Voraussetzungen stimmen, steht auf der Seite zur Individualsoftware.

Nach welchen Kriterien entscheiden Sie?

Das IT-Grundschutz-Kompendium des BSI (Edition 2023, Baustein APP.6) sieht vor, vor der Einführung einer Software festzulegen, wofür sie genutzt wird, über welche Schnittstellen sie angebunden wird und ob sich der Betrieb damit von einem Hersteller abhängig macht. Die Anforderungen gehören in einen Anforderungskatalog, auf dessen Grundlage die Software ausgewählt wird. Das BSI löst das Kompendium schrittweise durch den Grundschutz++ ab. Für die Wahl zwischen Standard und Eigenentwicklung sind diese neun Kriterien maßgeblich:

1. Passung des Prozesses: Wie viel Ihres Ablaufs bildet das beste Produkt ohne Anpassung ab? Gemeint ist der tatsächliche Ablauf, nicht der im Handbuch.
2. Wettbewerbsvorteil: Unterscheidet Sie dieser Ablauf von anderen, oder erledigen ihn alle Betriebe Ihrer Branche gleich?
3. Marktangebot: Gibt es mehrere erprobte Produkte oder nur eines, das halb passt?
4. Anpassungsaufwand: Reicht Konfiguration, oder braucht es Programmierung am Produkt, die bei jedem Update mitgezogen werden muss?
5. Kosten über fünf Jahre: Lizenzen, Einführung, Anpassungen, Schnittstellen, Betrieb und Weiterentwicklung zusammen, nicht nur der Anschaffungspreis.
6. Abhängigkeit: Können Sie Ihre Daten vollständig exportieren? Wem gehören Quellcode und Zugänge? Was passiert, wenn der Anbieter aufgibt?
7. Zeit bis zum Einsatz: Standardsoftware ist sofort verfügbar, braucht aber trotzdem Einführung. Eine Eigenentwicklung braucht je nach Umfang Wochen bis Monate bis zum ersten nutzbaren Teil.
8. Wartung: Wer spielt Sicherheitskorrekturen ein, und wie lange ist das zugesagt? Das BSI empfiehlt einen Wartungsvertrag, der die Behebung von Sicherheitslücken über den gesamten Nutzungszeitraum zusagt — für beide Wege.
9. Schnittstellen: Mit welchen Systemen muss die Software Daten austauschen, etwa Buchhaltung, Shop oder Banking, und gibt es dafür eine dokumentierte Schnittstelle?

Die Entscheidungsmatrix

So nutzen Sie die Matrix: Gehen Sie jede Zeile mit den Personen durch, die den Ablauf täglich erledigen, und markieren Sie die zutreffende Spalte. Überwiegt die linke Spalte, suchen Sie ein Produkt. Überwiegt die rechte, lohnt ein genauer Blick auf eine Eigenentwicklung. Verteilen sich die Markierungen, ist oft der Hybridweg die Antwort.

Was kosten beide Wege über fünf Jahre?

Wer Standardsoftware und Eigenentwicklung vergleicht, stellt oft einen Monatspreis gegen ein Projektangebot. Das führt in die Irre. Vergleichbar werden beide Wege erst, wenn alle Kosten über die geplante Nutzungsdauer nebeneinanderstehen:

Rechenbeispiel mit Annahmen: Ein Betrieb nutzt eine Standardsoftware mit 15 Nutzern zu angenommen 50 € je Nutzer und Monat. Über fünf Jahre sind das 15 × 50 € × 60 Monate = 45.000 € allein an Lizenzen, bevor Einführung, Anpassungen und Schnittstellen dazukommen. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein und stellen Sie dieser Summe das Festpreisangebot einer Eigenentwicklung plus fünf Jahre Hosting und Wartung gegenüber. Das Beispiel zeigt die Rechenweise, keinen Marktpreis.

Der Hebel ist die Nutzerzahl: Bei Lizenzen je Kopf wird die Standardsoftware mit jeder neuen Person teurer, die Eigenentwicklung nicht. Wie sich die Kosten einer Eigenentwicklung zusammensetzen, erklärt der Ratgeber Was kostet Individualsoftware?

Wie funktioniert der Hybridweg aus Standard und Eigenentwicklung?

Die Entscheidung muss nicht für den ganzen Betrieb fallen. Häufig ist eine Kombination am wirtschaftlichsten: Standardsoftware für alles, was branchenüblich ist, und eine schlanke Eigenentwicklung für den einen Ablauf, der Ihren Betrieb ausmacht. Beide sind über Schnittstellen verbunden, sodass niemand Daten doppelt pflegt.

• Die Buchhaltung läuft in einer Standardlösung, eine eigene Anwendung übergibt ihr die Rechnungsdaten. Was dabei geht und was nicht, beschreibt der Ratgeber zur DATEV-Schnittstelle.
• Die Warenwirtschaft bleibt Standard, eine eigene Kalkulation mit Ihrer Fachlogik liest die Artikel und schreibt Preise zurück.
• Die Kundenverwaltung bleibt, ein eigenes Kundenportal zeigt ausgewählte Daten daraus.

Voraussetzung ist, dass die Standardsoftware eine dokumentierte Schnittstelle bietet und Sie Ihre Daten exportieren dürfen. Für die Entwicklung von Individualsoftware empfiehlt das BSI, Schnittstellen zu anderen IT-Systemen in standardisierten technischen Formaten zu modellieren und zu definieren. Prüfen Sie das vor dem Kauf: Eine Standardsoftware ohne offene Schnittstelle verbaut den Hybridweg für später.

Welche Warnsignale gibt es auf beiden Seiten?

Warnsignale bei Standardsoftware

• Der Anbieter verspricht, dass sich „alles anpassen lässt“, und kalkuliert die Anpassungen als eigenes Projekt.
• Ihr Ablauf müsste sich an Stellen ändern, die Kunden oder Mitarbeiter direkt spüren.
• Ein vollständiger Export der Daten in einem offenen Format ist nicht vorgesehen oder kostet extra.
• Die Lizenzkosten steigen mit jeder Person, auch wenn viele nur gelegentlich etwas nachsehen.
• Der Hersteller nennt keinen verbindlichen Zeitraum für Sicherheitsupdates.

Warnsignale bei Individualsoftware

• Im Betrieb hat niemand Zeit, die Anforderungen mit dem Entwickler zu klären.
• Es gibt kein schriftliches Lastenheft, nur eine Idee. Wie ein brauchbares aussieht, beschreibt der Ratgeber Lastenheft für Software.
• Der Anbieter will Quellcode und Dokumentation nicht übergeben oder die Rechte daran nicht vertraglich einräumen.
• Die Fachabteilung sieht die Software erst zur Abnahme. Das BSI empfiehlt, sie schon an den Tests während der Entwicklung zu beteiligen.
• Niemand hat geklärt, wer die Anwendung nach dem Start betreibt, sichert und aktualisiert.

Welche Rechte Sie am Quellcode einer beauftragten Software erhalten, regelt der Vertrag. Fehlt eine ausdrückliche Regelung, bestimmt sich der Umfang der Nutzungsrechte nach dem Vertragszweck, den beide Seiten zugrunde gelegt haben (§ 31 Abs. 5 Urheberrechtsgesetz). Wer sicher sein will, lässt sich die Rechte zur Nutzung, Änderung und Weitergabe ausdrücklich einräumen. Das ist keine Rechtsberatung: Wie die Nutzungsrechte im Vertrag formuliert werden, klärt im Zweifel ein Rechtsanwalt.