Was kostet Individualsoftware wirklich? Kostentreiber, Festpreis und Betrieb

Welche Faktoren bestimmen den Preis von Individualsoftware?

Eine seriöse Pauschalzahl für Individualsoftware gibt es nicht. Der Aufwand hängt fast vollständig an der Fachlogik, und die ist in jedem Betrieb anders. Deshalb veröffentlichen auch wir keine Pauschalpreise. Diese sieben Faktoren bestimmen den Preis:

Am stärksten wirkt die Fachlogik: Eine Anwendung mit fünf Bildschirmmasken und einer komplizierten Berechnung ist teurer als eine mit zwanzig einfachen. Wer Angebote vergleicht, sollte deshalb nicht Masken zählen, sondern prüfen, ob alle Anbieter dieselben Regeln verstanden haben.

Wofür bezahlen Sie in welcher Projektphase?

Ein Softwareprojekt besteht aus mehr als Programmieren. Jede der folgenden Phasen kostet Zeit, und keine lässt sich ohne Folgen streichen:

1. 01

   Konzept

   In einem Workshop wird der Ablauf aufgenommen, wie er tatsächlich läuft. Daraus entsteht ein Fachkonzept mit Rollen, Rechten, Regeln und einer Abgrenzung dessen, was die Anwendung ausdrücklich nicht können soll. Diese Phase ist die Grundlage jedes belastbaren Preises.

2. 02

   Entwicklung

   Die Anwendung wird in Abschnitten gebaut, mit lauffähigen Zwischenständen zum Ausprobieren. So fällt eine falsche Annahme nach wenigen Wochen auf und nicht erst am Ende.

3. 03

   Test

   Automatisierte Tests prüfen die Fachlogik bei jeder Änderung. Das BSI empfiehlt, die Fachverantwortlichen schon während der Entwicklung an Tests zu beteiligen, nicht erst bei der Abnahme.

4. 04

   Migration

   Altdaten werden bereinigt, übertragen und gegen den Altbestand geprüft. Aus einem über Jahre gewachsenen System ist das oft mehr Arbeit als erwartet.

5. 05

   Einführung

   Die Personen, die mit der Anwendung arbeiten, werden eingewiesen. Wo es sinnvoll ist, laufen altes und neues System eine Zeit lang parallel. Zum Abschluss gehört die Übergabe von Quellcode, Dokumentation und Zugängen.

Wie sich der Aufwand auf die Phasen verteilt, unterscheidet sich von Projekt zu Projekt. Ein neues Werkzeug ohne Altdaten braucht keine Migration, die Ablösung eines Altsystems hat dort womöglich ihren größten Posten. Für alle gilt: Je genauer das Konzept, desto genauer der Preis. Was in ein gutes Lastenheft gehört, beschreibt der Ratgeber Lastenheft für Software.

Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand: Was ist besser?

Bei einem Festpreis vereinbaren Sie einen festen Betrag für einen festgelegten Umfang. Das Risiko, sich verschätzt zu haben, trägt der Anbieter. Bei der Abrechnung nach Aufwand zahlen Sie die tatsächlich geleisteten Stunden: Das Risiko liegt bei Ihnen, dafür bleiben Sie flexibel.

Der Baustein APP.7 im IT-Grundschutz-Kompendium des BSI (Edition 2023) beschreibt denselben Zielkonflikt bei den Vorgehensmodellen: Agile Verfahren passen sich besser an, wenn zu Beginn nicht alle Anforderungen feststehen, bieten aber nicht dieselbe Kalkulationssicherheit wie lineare Verfahren. Beides lässt sich verbinden — ein Festpreis für einen klar beschriebenen Umfang, entwickelt in kurzen Abschnitten mit Zwischenständen.

Wird ein Festpreisprojekt als Werkvertrag vereinbart, schuldet der Auftragnehmer das versprochene Werk (§ 631 BGB). Sie als Besteller sind verpflichtet, das vertragsmäßig hergestellte Werk abzunehmen; wegen unwesentlicher Mängel können Sie die Abnahme nicht verweigern (§ 640 Abs. 1 BGB). Legen Sie deshalb vorab fest, woran die Abnahme gemessen wird. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung; den Vertrag prüft im Zweifel ein Rechtsanwalt.

Wir arbeiten so: Nach dem Workshop bekommen Sie ein Festpreisangebot auf Basis eines schriftlichen Fachkonzepts, keine offene Aufwandsschätzung. Wie das Projekt danach abläuft, steht auf der Seite zur Individualsoftware.

Welche laufenden Kosten fallen nach dem Start an?

Eine Anwendung ist mit der Übergabe nicht fertig. Sie braucht Updates, Sicherungen und jemanden, der bei einer Störung zuständig ist. Diese Posten gehören von Anfang an ins Budget:

• Hosting: Server oder verwaltete Plattform, Datenbank, Speicher und Datensicherung. Ob eine verwaltete Instanz in einer EU-Region oder ein selbst betriebener Server besser passt, hängt vom Einzelfall ab; die Abwägung steht auf unserer Seite zu Supabase.
• Wartung: Sicherheitsupdates für Bibliotheken, Laufzeitumgebung und Datenbank. Das BSI empfiehlt, Software mit einem Wartungsvertrag zu beschaffen, der zusagt, dass Sicherheitslücken während des gesamten Nutzungszeitraums zeitnah behoben werden.
• Updates: Anpassungen, wenn sich Browser, Betriebssysteme oder die Schnittstellen angebundener Systeme ändern.
• Support: Ein Ansprechpartner, der bei Störungen in vereinbarten Zeiten reagiert.
• Weiterentwicklung: Neue Wünsche aus dem Alltag, die kommen, sobald die Anwendung genutzt wird.
• Externe Dienste: Zahlungsanbieter, Kartendienste oder KI-Modelle werden oft nach Verbrauch abgerechnet. Wo KI heute tatsächlich Arbeit spart, beschreibt der Ratgeber KI im Mittelstand.

Lassen Sie sich die laufenden Kosten vor Projektbeginn getrennt vom Entwicklungspreis nennen. Ein günstiges Entwicklungsangebot mit teurem oder ungeklärtem Betrieb kann über fünf Jahre das teurere sein.

Welche Kosten werden bei Softwareprojekten oft vergessen?

Die größten Überraschungen stehen selten im Angebot des Entwicklers. Sie entstehen im eigenen Haus:

• Datenmigration: Altdaten müssen bereinigt, zugeordnet und geprüft werden. Von außen lässt sich das nicht allein erledigen, weil nur Ihr Team weiß, welche Einträge stimmen.
• Schulung: Einweisung und Eingewöhnung kosten Arbeitszeit, auch wenn die Anwendung einfach zu bedienen ist.
• Schnittstellen: Angebundene Systeme können Gebühren für ihre Schnittstelle verlangen oder sie ändern. Jede Änderung beim Fremdsystem zieht Anpassungen nach sich.
• Abstimmung: Workshop, Rückfragen, Tests der Zwischenstände und die Abnahme binden die Fachabteilung. Planen Sie diese Zeit fest ein.
• Parallelbetrieb: Solange altes und neues System nebeneinander laufen, wird doppelt gepflegt.
• Datenschutz und Rechtstexte: Verträge zur Auftragsverarbeitung, Datenschutzhinweise und bei öffentlich erreichbaren Anwendungen die üblichen Rechtstexte.

Keiner dieser Posten ist ein Grund, auf ein Projekt zu verzichten. Sie gehören nur in die Rechnung, bevor entschieden wird — nicht erst in die Nachkalkulation.

Wie senken Sie die Kosten, ohne am falschen Ende zu sparen?

• Klein anfangen: Ein erster Abschnitt, der einen Ablauf vollständig löst, ist mehr wert als eine halbe Gesamtlösung. Unser Werkzeug leasinghelfer.de tut zum Beispiel genau eine Sache: Es rechnet Leasingangebote auf vergleichbare Kennzahlen um.
• Standardbausteine nutzen: Anmeldung, Zahlungsabwicklung, Dateiablage und Datenbank gibt es als erprobte Bausteine. Entwickelt wird nur, was Ihren Ablauf ausmacht.
• Klar abgrenzen: Schreiben Sie auf, was die Anwendung ausdrücklich nicht können soll. Eine ungeklärte Anforderung wird später teurer als eine bewusst gestrichene.
• Standard, wo Standard reicht: Für branchenübliche Abläufe ist fertige Software oft günstiger. Die Abwägung steht im Ratgeber Individualsoftware oder Standardsoftware?
• Förderung prüfen: Ob ein Förderprogramm in Frage kommt, beschreibt der Ratgeber zu Fördermitteln für Digitalisierung in Niedersachsen.