Microsoft 365 Business Basic, Standard oder Premium: Welcher Plan passt?

Was unterscheidet Business Basic, Standard und Premium?

Die drei Business-Pläne bauen aufeinander auf: Jeder höhere Plan enthält den darunter und legt etwas dazu. Microsoft 365 Apps for Business steht daneben. Er bringt die Office-Programme und Cloudspeicher, aber weder Chat noch Anrufe.

• Business Basic: Word, Excel, PowerPoint und Outlook im Browser und auf Mobilgeräten, geschäftliche E-Mail mit eigener Domain, 1 TB Cloudspeicher pro Benutzer und weitere Apps wie Bookings, Planner und Forms. Die Office-Programme lassen sich nicht auf dem Rechner installieren.
• Business Standard: alles aus Basic, dazu die Desktopversionen von Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowie weitere Apps wie Loop und Clipchamp.
• Business Premium: alles aus Standard, dazu Sicherheit und Verwaltung: Geräteverwaltung mit Intune, Endgeräteschutz mit Defender for Business, E-Mail-Schutz mit Defender for Office 365 Plan 1, bedingter Zugriff und Exchange Online-Archivierung.
• Apps for Business: Desktopversionen von Word, Excel, PowerPoint und Outlook mit 1 TB Cloudspeicher, ohne Teams. Eine geschäftliche E-Mail-Adresse führt Microsoft in den Plan-Highlights nicht auf. Der Plan passt deshalb vor allem dort, wo die E-Mail anderswo läuft.

Für alle vier gilt: Sie sind für Organisationen mit bis zu 300 Benutzern gedacht. Wer mehr braucht, landet bei den Enterprise-Plänen.

Was kosten die Business-Pläne in Deutschland?

Die folgenden Listenpreise stammen von den deutschen Preisseiten von Microsoft, Stand: September 2026. Alle Beträge gelten pro Benutzer und Monat, zuzüglich Mehrwertsteuer.

Die Preise für das Jahresabonnement gelten bei jährlicher Abrechnung; beide Abonnementarten verlängern sich automatisch. Den Endgeräteschutz Defender for Business führt Microsoft zusätzlich als eigenen Dienst für 2,60 € pro Benutzer und Monat (Jahresabonnement, netto). Preise ändern sich: Maßgeblich ist, was die Microsoft-Seite am Tag des Kaufs zeigt. Wer über einen Händler oder Dienstleister kauft, bekommt dessen Konditionen.

Jahresabonnement oder Monatsabonnement: Was ist günstiger?

Microsoft bietet drei Varianten an: ein Monatsabonnement, das Sie jederzeit kündigen können, ein Jahresabonnement mit monatlicher Zahlung und ein Jahresabonnement, das Sie für das ganze Jahr im Voraus bezahlen. Die Preisseiten nennen Beträge für das Jahresabonnement bei jährlicher Abrechnung und für das Monatsabonnement. Nach diesen Listenpreisen kostet das Monatsabonnement bei jedem Business-Plan rund 20 Prozent mehr. Microsoft wirbt beim Jahresabonnement entsprechend mit einer Ersparnis von bis zu 16 Prozent.

Rechenbeispiel mit Annahmen: 10 Benutzer, Business Standard mit Teams, zwölf Monate, Listenpreise netto. Im Jahresabonnement sind das 10 × 12,13 € × 12 = 1.455,60 €, im Monatsabonnement 10 × 14,56 € × 12 = 1.747,20 €. Der Unterschied liegt bei 291,60 € im Jahr. Setzen Sie Ihre eigene Benutzerzahl und Ihren Plan ein.

Das Monatsabonnement lohnt sich trotzdem, wenn die Zahl der Benutzer schwankt — etwa bei Saisonkräften oder Projektteams, deren Lizenzen nach wenigen Monaten wieder wegfallen. Beim Jahresabonnement binden Sie sich für die Laufzeit. Wie weit Sie die Zahl der Lizenzen währenddessen verringern können, regeln die Vertragsbedingungen; klären Sie das vor dem Kauf und nicht erst, wenn die ersten Lizenzen übrig sind.

Mit oder ohne Teams: Was gilt im EWR?

Im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), also auch in Deutschland, bietet Microsoft Business Basic, Standard und Premium in zwei Varianten an: mit Teams und als „EWR (ohne Teams)“. Die Variante ohne Teams ist günstiger. Nach den Listenpreisen im Jahresabonnement beträgt der Unterschied bei Business Basic 1,40 €, bei Business Standard 2,79 € und bei Business Premium 2,78 € pro Benutzer und Monat, Stand: September 2026.

Die Regeln für Pakete mit und ohne Teams hat Microsoft zum 1. November 2025 weltweit neu gefasst. Seitdem sind auch die Enterprise-Pakete mit Teams wieder für alle Kunden erhältlich. Teams gibt es daneben weiterhin als eigene Lizenz, im EWR unter dem Namen Microsoft Teams EEA.

Die Variante ohne Teams passt, wenn Sie für Chat und Videokonferenzen bereits ein anderes Werkzeug nutzen und dabei bleiben wollen. Wer Teams ohnehin braucht, fährt mit der Variante mit Teams einfacher als mit einer getrennt gebuchten Teams-Lizenz: ein Abonnement, eine Verlängerung, ein Preis.

Wer braucht welchen Plan?

Daraus ergeben sich drei typische Fälle:

• Business Basic reicht für Mitarbeiter, die im Browser oder mit Tablet und Smartphone arbeiten, etwa im Außendienst oder in der Werkstatt.
• Business Standard passt, wenn im Büro umfangreiche Excel-Tabellen, Serienbriefe oder Outlook mit mehreren Postfächern gebraucht werden. Die Browserversionen können vieles, aber nicht alles.
• Business Premium lohnt sich, sobald Firmenlaptops und Smartphones zentral eingerichtet und gesperrt werden sollen oder wenn Sie MFA mit Ausnahmen über den bedingten Zugriff regeln wollen.

Ehrlich gesagt: Business Premium bringt nur dann mehr Sicherheit, wenn jemand Intune, Defender und den bedingten Zugriff auch einrichtet und pflegt. Eine Lizenz, deren Funktionen niemand konfiguriert, ist ein teurer Standard-Plan. Welche Schutzeinstellungen es in jedem Plan gibt, steht im Ratgeber Microsoft 365 absichern. Wer wegen des Supportendes von Windows 10 ohnehin Rechner erneuert, sollte die Geräteverwaltung gleich mitplanen; dazu der Ratgeber Windows 10 nach Supportende.

Die Exchange Online-Archivierung in Business Premium ist ein Archivpostfach mit Aufbewahrungsfunktionen. Ob das die Anforderungen der GoBD erfüllt, ist eine eigene Frage — dazu der Ratgeber E-Mail-Archivierung nach GoBD.

Was hat sich 2025 und 2026 an Preisen und Paketen geändert?

• 1. November 2025: Microsoft hat Pakete und Preise mit und ohne Teams weltweit neu geordnet. Enterprise-Pakete mit Teams sind seitdem wieder für alle Kunden erhältlich.
• 1. Juli 2026: Die Listenpreise für Business Basic und Business Standard sind gestiegen, in US-Dollar von 6 auf 7 US-Dollar beziehungsweise von 12,50 auf 14 US-Dollar pro Benutzer und Monat; Apps for Business stieg von 8,25 auf 10 US-Dollar. Business Premium blieb bei 22 US-Dollar. Zugleich rollt Microsoft seit Juni 2026 neue Funktionen aus, darunter 50 GB mehr E-Mail-Speicher in allen drei Business-Plänen und für Basic und Standard einen URL-Schutz beim Klicken.
• Bestandskunden zahlen laut Microsoft den bisherigen Preis bis zu ihrer nächsten Verlängerung.

Die Euro-Preise in der Tabelle oben geben den Stand der deutschen Microsoft-Seiten im September 2026 wieder, also nach dieser Änderung. Microsoft weist darauf hin, dass Listenpreise je nach Land und Währung abweichen und sich ändern können. Vor jeder Verlängerung lohnt deshalb ein Blick auf die aktuelle Preisliste und auf die Frage, ob der Plan noch zu Ihrem Betrieb passt.

Kann man Pläne im selben Mandanten mischen?

Ja. Enterprise-, Business- und eigenständige Pläne wie Exchange Online Plan 1 lassen sich laut Microsoft in einem Konto kombinieren. Ein mögliches Muster: Büro mit Business Standard, Mitarbeiter ohne festen Rechner mit Business Basic, Geschäftsführung und Buchhaltung mit Business Premium. Drei Dinge sollten Sie dabei wissen:

• Obergrenze für die ganze Familie: Die 300 Lizenzen gelten für alle Business-Pläne zusammen. Wer 250 Lizenzen Business Premium hat, kann laut Microsoft nur noch 50 weitere Business-Lizenzen bereitstellen.
• Funktionen hängen an der Lizenz: Premium-Funktionen wie Intune oder Defender for Office 365 sind pro Benutzer lizenziert. Manche Dienste lassen sich technisch nicht auf einzelne Benutzer begrenzen; für die Nutzung verlangt Microsoft trotzdem die passende Lizenz. Eine einzelne Premium-Lizenz deckt also nicht den ganzen Betrieb ab.
• Postfächer ohne Person: Adressen wie info@ oder rechnung@ brauchen als freigegebenes Postfach unterhalb einer Größengrenze keine eigene Lizenz. Wie das beim Austritt eines Mitarbeiters hilft, steht in der IT-Checkliste für neue und ausscheidende Mitarbeiter.

Lizenzen ehemaliger Mitarbeiter laufen weiter, bis jemand sie entfernt. Einmal im Jahr, spätestens vor der Verlängerung, lohnt deshalb ein Abgleich: Wer hat welche Lizenz, wer braucht sie noch, und passt der Plan zur Arbeit? Genau diese Verwaltung der Lizenzen inklusive Prüfung auf Überlizenzierung gehört bei uns zur IT-Betreuung.