Interne IT-Kraft oder externer Dienstleister? Eine Rechnung

Was kostet eine interne IT-Kraft wirklich?

Wer eine IT-Stelle schaffen will, denkt zuerst an das Gehalt. Für die Rechnung ist das Bruttogehalt aber nur der erste Posten. Die Vollkosten einer Stelle setzen sich so zusammen:

• Bruttogehalt: laut Arbeitsvertrag, einschließlich Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld.
• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung: Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung, dazu Umlagen und die gesetzliche Unfallversicherung.
• Arbeitsplatz: Raum, Möbel, Rechner, Telefon und der Anteil an den laufenden Bürokosten.
• Werkzeuge und Lizenzen: Software für Überwachung, Fernwartung, Dokumentation und Passwortverwaltung, dazu Testgeräte und Werkzeug.
• Weiterbildung: Schulungen, Herstellerzertifizierungen, Fachliteratur — und die Arbeitszeit dafür.
• Suche und Einarbeitung: Stellenanzeigen, Vorstellungsgespräche und die Zeit, bis die neue Kraft die Umgebung wirklich kennt.
• Vertretung: Wer kümmert sich bei Urlaub und Krankheit? Diese Lücke entsteht bei jeder Einzelstelle und muss zusätzlich gelöst werden.

Welches Gehalt für Ihre Region realistisch ist, zeigt der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit. Er weist das mittlere Bruttomonatsentgelt (Median) sozialversicherungspflichtig Vollzeitbeschäftigter nach Beruf aus und lässt sich nach Region, Alter, Geschlecht, Branche und Anforderungsniveau filtern. Die Auswertungen reichen derzeit bis zum Stichtag 31. Dezember 2025.

Wie hoch sind die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung 2026?

Die Beiträge zur Sozialversicherung tragen Arbeitgeber und Beschäftigte grundsätzlich je zur Hälfte. Beim Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung zahlt der Arbeitgeber die Hälfte des Satzes, den die jeweilige Krankenkasse festlegt. Den Zuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung trägt der Beschäftigte allein. Für 2026 ergibt sich diese Rechnung:

Der Durchschnitt von 2,9 Prozent ist ein Rechenwert, den das Bundesgesundheitsministerium für 2026 bekannt gegeben hat. Die Kassen weichen davon ab: Laut Krankenkassenliste des GKV-Spitzenverbands reichen die Zusatzbeiträge von 2,18 bis 4,39 Prozent, und die meisten Kassen liegen über 2,9 Prozent (Stand: September 2026). Maßgeblich ist der Satz der Kasse, bei der die Person versichert ist.

Dazu kommen weitere Arbeitgeberbeiträge. Die Insolvenzgeldumlage liegt 2026 beim gesetzlichen Satz von 0,15 Prozent (§ 360 SGB III). Die Umlagen U1 und U2 nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz finanzieren die Erstattung von Entgeltfortzahlung und Mutterschaftsleistungen; ihre Sätze legt die Krankenkasse in ihrer Satzung fest (§ 7 und § 9 AAG). Die U1 zahlen nur Betriebe mit in der Regel höchstens 30 Beschäftigten, Auszubildende nicht mitgezählt (§ 1 AAG). Den Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung setzt die zuständige Berufsgenossenschaft fest.

Die Beiträge wachsen nicht unbegrenzt mit dem Gehalt. 2026 liegt die Beitragsbemessungsgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung bei 5.812,50 € im Monat (69.750 € im Jahr), in der Renten- und Arbeitslosenversicherung bei 8.450 € im Monat (101.400 € im Jahr). Auf den Teil des Gehalts oberhalb dieser Grenzen fallen keine Beiträge an. Die Bundesregierung schreibt diese Rechengrößen jedes Jahr nach der Lohnentwicklung fort; prüfen Sie die Werte, wenn Sie für ein späteres Jahr rechnen. Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung; die genauen Beiträge für eine konkrete Stelle ermittelt Ihre Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung.

Was kostet eine IT-Stelle im Jahr? Ein Rechenbeispiel

Rechenbeispiel mit Annahmen: Das Bruttogehalt ist eine frei gewählte Annahme, keine Gehaltsstatistik. Setzen Sie Ihren eigenen Wert ein, etwa den Median aus dem Entgeltatlas für Ihre Region oder das Gehalt aus einer konkreten Bewerbung. Auch Arbeitsplatz, Werkzeuge, Weiterbildung und Einarbeitung sind Annahmen, die Sie durch Ihre eigenen Zahlen ersetzen sollten.

Im Beispiel kostet die Stelle rund 75.500 € im Jahr, knapp 40 Prozent mehr als das Bruttogehalt. Weil 54.000 € unter beiden Beitragsbemessungsgrenzen liegen, gelten die Beitragssätze hier auf das volle Gehalt.

Aufschlussreich ist der Blick auf die Tage, an denen die Person tatsächlich da ist. Rechnen Sie mit rund 250 Arbeitstagen im Jahr; das ist eine Annahme, die genaue Zahl hängt von Bundesland und Kalender ab. Davon gehen mindestens 20 Urlaubstage ab: Das Bundesurlaubsgesetz schreibt in § 3 mindestens 24 Werktage vor, das sind bei einer Fünftagewoche 20 Arbeitstage. Nimmt man als weitere Annahme zehn Krankheitstage an, bleiben 220 Anwesenheitstage. Jeder davon kostet im Beispiel rund 343 €.

An den übrigen rund 30 Tagen fehlt die IT-Kraft — und gerade dann braucht es jemanden, der sich auskennt. Im Krankheitsfall zahlen Sie das Gehalt nach § 3 des Entgeltfortzahlungsgesetzes bis zu sechs Wochen weiter. Die Vertretung kostet zusätzlich.

Wie setzen sich die Kosten eines externen Dienstleisters zusammen?

Für Dienstleister gibt es keinen belastbaren Marktpreis, den wir Ihnen seriös nennen könnten; die Angebote unterscheiden sich im Umfang zu stark. Was sich vergleichen lässt, ist die Kostenstruktur:

Um beides zu vergleichen, bitten Sie Dienstleister um ein Angebot für genau den Umfang, den die interne Stelle abdecken soll, und rechnen es auf ein Jahr hoch — mit Projekten und Vor-Ort-Einsätzen in realistischer Menge. Wie die Preismodelle aussehen und wie Sie Angebote vergleichbar machen, steht im Ratgeber Was kostet IT-Betreuung?.

Ehrlich ist auch: Ein Dienstleister ist nicht automatisch günstiger. Wenn täglich viele kleine Anliegen vor Ort anfallen, kann eine Person im Haus die wirtschaftlichere Lösung sein.

Was spricht außer dem Preis für intern oder extern?

Die Rechnung ist die eine Hälfte der Entscheidung. Die andere sind Faktoren, die sich schlecht in Euro ausdrücken lassen:

• Wissen im Haus: Eine interne Kraft kennt Abläufe, Menschen und Fachanwendungen. Ein Dienstleister holt das über Dokumentation auf, aber nur mit der Zeit.
• Bandbreite: Netzwerk, Server, Microsoft 365, Datensicherung und IT-Sicherheit sind jeweils eigene Fachgebiete. Eine einzelne Person deckt selten alle gleich tief ab, ein Team verteilt sie auf mehrere Köpfe.
• Verfügbarkeit: Die interne Kraft ist während der Arbeitszeit sofort ansprechbar, im Urlaub gar nicht. Ein Dienstleister reagiert innerhalb der vereinbarten Servicezeit zu zugesagten Zeiten, sitzt aber nicht am Nebentisch.
• Abhängigkeit: Intern hängt die IT an einer Person, extern an einem Anbieter. Beides lässt sich begrenzen: mit Dokumentation, die Ihnen gehört, und Zugängen, die in Ihrer Hand liegen.
• Steuerung: Einer angestellten Kraft geben Sie Aufgaben direkt. Einen Dienstleister steuern Sie über Vertrag und Leistungsbeschreibung.

Wie groß das Risiko der Abhängigkeit von einer Person ist, zeigt sich spätestens, wenn sie kündigt. Was dann zu tun ist, beschreibt der Notfallplan, wenn der IT-Administrator geht.

Wann ist ein Hybridmodell die bessere Lösung?

Die Frage „intern oder extern“ legt eine Entweder-oder-Entscheidung nahe. Für viele kleine Betriebe ist die Kombination realistischer: eine interne Ansprechperson, die den Betrieb kennt, und ein Dienstleister, der Betrieb, Sicherheit und Vertretung übernimmt. Die interne Person muss dafür keine Vollzeit-IT-Kraft sein.

Auch das BSI rät Organisationen, die IT-Leistungen auslagern, genug eigene Fähigkeiten und Kompetenzen zu behalten, um einer Abhängigkeit vom Anbieter vorzubeugen. Genau diese Rolle übernimmt die interne Ansprechperson. So kann die Aufgabenteilung aussehen:

• Intern: erste Anlaufstelle für Kollegen, Ein- und Austritte melden, einfache Störungen, Beschaffung anstoßen, den Dienstleister steuern.
• Extern: Überwachung, Updates, Datensicherung mit Wiederherstellungstests, Firewall, Server, Verwaltung von Microsoft 365, Projekte und Vertretung.

Damit das funktioniert, müssen die Zuständigkeiten schriftlich feststehen und die Zugänge in einem gemeinsamen Tresor liegen. Was ein Vertrag mit dem Dienstleister dafür regeln sollte, von der Leistungsbeschreibung bis zu den Mitwirkungspflichten, steht in der Checkliste zum Managed-Services-Vertrag. Wie wir mit internen Ansprechpersonen und Administratoren zusammenarbeiten, beschreibt die Seite zur IT-Betreuung.

Welche Lösung passt zu welcher Situation?

Einen festen Schwellenwert, ab wie vielen Mitarbeitern sich eine eigene IT-Kraft lohnt, gibt es nicht. Die Tabelle ordnet typische Situationen ein. Sie ersetzt nicht die Rechnung mit Ihren eigenen Zahlen.

Die letzte Zeile betrifft auch uns. Wir sind rund um die Uhr erreichbar, an 365 Tagen im Jahr, und das hängt nicht an einer einzelnen Person: Kritische Meldungen laufen auf beide Gründer auf, es gibt eine feste Vertretungsregelung, die Systeme sind dokumentiert, und die Zugänge liegen im gemeinsamen Passwort-Tresor. Wer die IT auch nachts oder am Wochenende braucht, sollte trotzdem im Vertrag festhalten, was als Notfall zählt und welche Reaktionszeit je Priorität gilt. Kritische und hohe Priorität bearbeiten wir auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen; die beiden unteren Stufen sind in Werktagen bemessen.