Was kostet IT-Betreuung? Preismodelle für kleine Unternehmen im Vergleich

Welche Preismodelle gibt es für IT-Betreuung?

IT-Betreuung heißt: Ein Dienstleister übernimmt laufend Wartung, Überwachung, Datensicherung und Support Ihrer Systeme. Abgerechnet wird das nach einem von fünf Grundmodellen oder nach einer Mischung daraus. Keines ist grundsätzlich besser. Entscheidend ist, ob das Modell zu Ihrem Betrieb passt und ob Sie verstehen, wofür Sie zahlen.

Welches Modell günstiger ist, lässt sich nicht allgemein sagen. Es hängt davon ab, wie oft etwas passiert und was die Pauschale tatsächlich abdeckt. Ehrlich ist auch: Unter etwa fünf Arbeitsplätzen ist ein Wartungsvertrag nach unserer Einschätzung meist teurer als die Abrechnung im Einzelfall. Dort genügt oft IT-Support nach Aufwand — mit dem Wissen, dass im Ernstfall niemand die Umgebung schon kennt.

Was ist in der Pauschale für IT-Betreuung enthalten — und was nicht?

Eine Pauschale deckt die laufende Betreuung ab, nicht alles, was mit IT zu tun hat. Ein gutes Angebot beschreibt den Umfang so genau, dass später niemand raten muss. Zum Kern einer Betreuung gehören diese Leistungen:

• Überwachung und Wartung: Server, Netzwerk und Datensicherung werden laufend überwacht, Sicherheitsupdates eingespielt.
• Datensicherung: Die Sicherungen werden kontrolliert und in festem Rhythmus probeweise zurückgespielt.
• Benutzer und Geräte: Ein- und Austritte, Rechte, Einrichtung neuer Arbeitsplätze nach einem festen Standard.
• Support: Störungen werden zu zugesagten Reaktionszeiten bearbeitet, meist per Fernwartung.
• Dokumentation: Eine Systemdokumentation, die dem Betrieb gehört und auch ohne den Dienstleister lesbar ist.

Was in der Regel gesondert berechnet wird

• Hardware: Rechner, Server, Firewall und Drucker kaufen oder mieten Sie zusätzlich. Die Pauschale bezahlt die Betreuung, nicht das Gerät.
• Lizenzen: Software wie Microsoft 365 wird je Benutzer lizenziert und bleibt eine eigene Position, auch wenn der Dienstleister sie mit abrechnet.
• Projekte: Serverumzug, Umstellung auf Microsoft 365, neue Firewall oder ein zweiter Standort bekommen ein eigenes Angebot.
• Vor-Ort-Einsätze: Ob Fahrzeit und Anfahrt enthalten sind oder je Einsatz berechnet werden, unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter.
• Einsätze außerhalb der Servicezeit: Reicht die Servicezeit eines Anbieters nur bis zum Abend, gelten für Wochenende und Feiertage eigene Sätze — oder es gibt gar keine Zusage.
• Schulungen und Beratung: Klären Sie, ob Einweisungen und Beratungsgespräche in der Pauschale stecken.

Keiner dieser Ausschlüsse ist unfair. Er muss nur im Angebot stehen. Das BSI empfiehlt in seinem IT-Grundschutz, Leistungskennzahlen im Vertrag festzulegen und Konsequenzen zu vereinbaren, wenn sie nicht erfüllt werden. Welche Klauseln darüber hinaus in einen Betreuungsvertrag gehören, steht in der Checkliste zum Managed-Services-Vertrag.

Wovon hängt der Preis für IT-Betreuung ab?

Die Pauschale ist das Ergebnis einer Kalkulation. Bei uns bestimmen sechs Faktoren den Preis. Wer Angebote vergleicht, sollte jeden Anbieter fragen, wie er diese Punkte berücksichtigt:

• Anzahl der Arbeitsplätze: Mehr Geräte und Benutzer bedeuten mehr Updates, mehr Konten und mehr Anfragen.
• Anzahl und Art der Server: Ein einzelner Dateiserver macht weniger Arbeit als mehrere Server mit Datenbank, Warenwirtschaft und Virtualisierung.
• Gewünschte Reaktionszeit: Je kürzer die zugesagte Zeit, desto mehr Personal muss der Dienstleister dafür vorhalten.
• Anzahl der Standorte: Jeder Standort bringt eigene Netzwerktechnik, Verbindungen und Anfahrten mit.
• Auflagen wie NIS2 oder Branchenvorgaben: Nachweise, Berichte und Dokumentation kosten Zeit. Ob Ihr Betrieb unter NIS2 fällt, klärt die NIS2-Betroffenheitsprüfung.
• Zustand der bestehenden Umgebung: Veraltete Systeme, fehlende Dokumentation und aufgeschobene Updates müssen erst aufgearbeitet werden.

Der letzte Punkt wird oft unterschätzt: Eine gepflegte Umgebung kostet dauerhaft weniger als eine, in der erst zwei Jahre Rückstand aufgearbeitet werden müssen. Was eine IT-Dokumentation enthalten muss, damit der Zustand einer Umgebung sichtbar wird, steht in einem eigenen Ratgeber.

Wie machen Sie zwei Angebote für IT-Betreuung vergleichbar?

Ein Preis je Arbeitsplatz sagt wenig, solange der Umfang dahinter verschieden ist. Vergleichbar werden Angebote erst, wenn Sie beide auf dieselbe Leistungsbasis bringen. So gehen Sie vor:

1. 01

   Mengengerüst festlegen

   Zählen Sie Arbeitsplätze, Benutzer, Server, Netzwerkgeräte und Standorte. Geben Sie allen Anbietern dieselbe Liste, damit alle von denselben Zahlen ausgehen.

2. 02

   Mindestumfang vorgeben

   Legen Sie fest, was in jedem Angebot enthalten sein muss: Überwachung, Updates, Datensicherung mit Wiederherstellungstest, Support per Fernwartung und Reaktionszeiten nach Priorität.

3. 03

   Ausschlüsse bewerten

   Was bei einem Anbieter enthalten und beim anderen ausgeschlossen ist, rechnen Sie mit einer realistischen Menge ein — etwa die Zahl der Vor-Ort-Einsätze im letzten Jahr mal dem Stundensatz des Anbieters.

4. 04

   Einmalkosten umlegen

   Einrichtungs- oder Übernahmepauschalen verteilen Sie auf die Mindestlaufzeit. So werden sie mit den Monatsbeträgen vergleichbar.

5. 05

   Jahreskosten vergleichen

   Addieren Sie zwölf Monatsbeträge, die bewerteten Ausschlüsse und die umgelegten Einmalkosten. Erst diese Summen gehören nebeneinander.

Rechenbeispiel mit frei gewählten Beträgen

Rechenbeispiel mit Annahmen: Vergleichbare Jahreskosten sind zwölf Monatsbeträge plus die bewerteten Ausschlüsse plus die Einmalkosten, verteilt auf die Jahre der Mindestlaufzeit. Die Beträge im Beispiel sind Platzhalter, die nur diesen Rechenweg zeigen. Sie sind weder Marktpreise noch unsere Preise und beziehen sich auf keine bestimmte Zahl von Arbeitsplätzen. Setzen Sie die Werte aus Ihren eigenen Angeboten ein. Angebot A kostet 1.000 € im Monat, Vor-Ort-Einsätze sind enthalten. Angebot B kostet 800 € im Monat, verlangt aber eine Einrichtungspauschale von 1.200 € bei 24 Monaten Mindestlaufzeit und rechnet Vor-Ort-Einsätze nach Aufwand ab: 100 € je Stunde plus 50 € Anfahrt. Angenommen werden zehn Vor-Ort-Einsätze im Jahr zu je zwei Stunden.

Das Angebot mit der niedrigeren Pauschale ist in diesem Beispiel das teurere. Bei nur vier Vor-Ort-Einsätzen im Jahr kippt das Ergebnis: Angebot B käme auf 11.200 € und wäre günstiger. Deshalb entscheidet die realistische Menge, nicht die Höhe der Pauschale. Sehen Sie in den Rechnungen des letzten Jahres nach, wie oft tatsächlich jemand vor Ort war.

Welche versteckten Kosten gibt es bei IT-Betreuung?

Versteckt sind diese Kosten selten im Wortsinn. Sie stehen im Angebot oder in den Vertragsbedingungen, nur nicht auf der ersten Seite. Prüfen Sie diese Punkte:

• Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist: Eine günstige Pauschale mit langer Bindung kann am Ende teurer sein als eine höhere, die sich jährlich kündigen lässt.
• Verlängerung und Preisanpassung: Ob sich der Vertrag stillschweigend verlängert und ob der Preis jährlich steigen darf, steht im Kleingedruckten.
• Anfahrt und Fahrzeit: Pauschal je Einsatz, nach Kilometern oder als Arbeitszeit — bei vielen Vor-Ort-Einsätzen macht das einen spürbaren Unterschied.
• Einrichtungspauschale: Bestandsaufnahme, Dokumentation und Einrichtung der Überwachung sind echte Arbeit. Fragen Sie, was Sie dafür bekommen und ob die Dokumentation Ihnen gehört.
• Projekte extra: Klären Sie die Grenze. Ist ein neuer Arbeitsplatz Betreuung oder Projekt? Ist das Update auf eine neue Serverversion Wartung oder Projekt?
• Zuschläge außerhalb der Servicezeit: Deckt die Servicezeit eines Angebots nur Bürozeiten ab, werden Notfälle am Abend oder am Wochenende, wenn überhaupt, zu eigenen Sätzen bearbeitet.
• Lizenzen über den Dienstleister: Wer Lizenzen beim Dienstleister bezieht, sollte wissen, zu welchem Preis und wie lange er daran gebunden ist.
• Kosten beim Ausstieg: Ob die Herausgabe von Dokumentation und Zugangsdaten am Vertragsende extra kostet, gehört vor der Unterschrift geklärt.

Der letzte Punkt entscheidet, wie teuer ein späterer Wechsel wird. Wie der Übergang abläuft, wenn es so weit ist, beschreibt der Ratgeber IT-Dienstleister wechseln.

Checkliste für den Angebotsvergleich

Legen Sie diese Fragen jedem Angebot neben und notieren Sie die Antworten in einer Tabelle:

• Welche Arbeitsplätze, Benutzer, Server und Geräte sind abgedeckt, und wie wird bei Änderungen nachberechnet?
• Welche Leistungen sind ausdrücklich enthalten, welche ausdrücklich ausgeschlossen?
• Welche Reaktionszeiten sagt ein Anbieter je Priorität zu, und für welche Servicezeit — nur für Bürozeiten oder durchgehend?
• Wird eine Reaktionszeit oder eine Lösungszeit zugesagt?
• Sind Vor-Ort-Einsätze und Anfahrt enthalten? Wenn nicht: zu welchem Satz?
• Falls die Servicezeit eines Angebots begrenzt ist: Wie werden Einsätze außerhalb davon berechnet, und gibt es sie überhaupt?
• Gibt es eine Einrichtungspauschale, und was ist ihr Ergebnis?
• Wie lang sind Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist, und wie darf sich der Preis ändern?
• Werden Datensicherungen regelmäßig probeweise zurückgespielt, und bekommen Sie darüber einen Bericht?
• Gehört die Dokumentation Ihnen, und liegen die Zugänge in einem Tresor, auf den Sie selbst zugreifen?
• Liegt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bei? Nach Auffassung der Datenschutzaufsichtsbehörden ist Fernwartung mit möglichem Zugriff auf personenbezogene Daten eine Form der Auftragsverarbeitung. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung; ob der Vertrag zu Ihrem Fall passt, prüft Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihr Datenschutzbeauftragter.
• Was kostet der Ausstieg: die Herausgabe von Dokumentation, Zugängen und Daten?

Warum nennen wir keine Pauschalpreise für IT-Betreuung?

Wir veröffentlichen keine Pauschalpreise, weil sie in diesem Geschäft irreführend sind: Zwei Betriebe mit je 20 Arbeitsplätzen können sich im Aufwand um den Faktor drei unterscheiden. Eine Zahl je Arbeitsplatz auf einer Website wäre für den gepflegten Betrieb zu hoch und für den Betrieb mit zwei Jahren Rückstand zu niedrig. Beides hilft Ihnen nicht weiter.

Stattdessen nennen wir nach einem 20-minütigen Gespräch eine belastbare Größenordnung und nach der Bestandsaufnahme ein Angebot mit festem Monatsbetrag, klar abgegrenztem Umfang und zugesagten Reaktionszeiten. Was nicht enthalten ist, steht ebenfalls drin. Wie das im Einzelnen aussieht, beschreibt die Seite zur IT-Betreuung.

Und wenn Sie gerade abwägen, ob statt eines Dienstleisters eine eigene IT-Kraft günstiger wäre: Die Rechnung interne IT-Kraft oder externer Dienstleister zeigt die Vollkosten einer eigenen Stelle mit den Beitragssätzen 2026.